Seasonal Booking Workflow
Flujo estacionalEl laboratorio recibe pedidos de talleres y consultas de formulación que cambian con la temporada: en otoño aumentan los bálsamos reparadores, en primavera los tónicos y protectores. El flujo anterior se manejaba con planillas sueltas y mensajes personales, y cada cambio de estación obligaba a reacomodar fechas, cupos y listas de espera a mano. Este proyecto ordenó ese proceso con un sistema de reservas por bloques estacionales, con reglas claras de anticipación, cupo máximo por taller y avisos automáticos cuando una fecha se completa.
La decisión central fue no automatizar todo, sino dejar espacio para el criterio humano. El sistema reserva el cupo, pero la confirmación final la revisa una persona del laboratorio, porque hay pedidos que requieren aclarar alergias o preferencias de aceites antes de cerrar. Ese punto medio evitó el problema típico de las reservas ciegas y mantuvo el trato directo que los asistentes valoran.
En la práctica, el flujo quedó así: el interesado elige el taller y la fecha dentro del bloque estacional, recibe una pre-reserva inmediata y un correo con los detalles de pago y materiales. Si el cupo se llena, se activa la lista de espera y se avisa cuando se libera un lugar. Al cierre de cada bloque, el equipo exporta un resumen con asistencia, materiales usados y devoluciones, que alimenta la planificación del siguiente trimestre.
El resultado fue una reducción clara de idas y vueltas por mensaje y menos fechas superpuestas. Lo más útil no fue el calendario en sí, sino la regla de corte: saber cuántos días antes se cierra cada bloque y cuánto margen dejar entre talleres para reponer insumos. Ese criterio, que antes dependía de la memoria, ahora está escrito y se ajusta según la demanda de cada estación.
Los materiales de referencia del proyecto incluyen el documento de reglas de reserva, la plantilla de correo de confirmación y el registro de capacidad por taller. Quienes quieran ver cómo se aplicó el mismo criterio a otros procesos pueden revisar el caso del portal de ingreso de clientes o escribirnos directamente para consultar sobre la implementación.